O fechamento contábil é um processo no qual são identificadas e discriminadas todas as operações financeiras realizadas por uma empresa em um determinado período.
O objetivo dessa tarefa é garantir um controle financeiro mais preciso, bem como garantir a saúde financeira da empresa. Um fechamento contábil realizado corretamente ajuda que gestores conheçam as origens do faturamento e das despesas da empresa.
Os dados obtidos com essa atividade são fundamentais para basear e nortear as tomadas de decisões.
Além disso, por gerar informações reais, é possível fazer projeções futuras mais confiáveis, ter um melhor controle de capital e criar estratégias de crescimento fundamentadas, diminuindo os riscos.
Quando e como deve ser feito o fechamento contábil?
A frequência da realização do fechamento contábil depende do porte da empresa e do seu volume de movimentação financeira. Considerando esses fatores, o fechamento contábil pode ser feito mensalmente, trimestralmente e até mesmo anualmente.
Seja qual for a periodicidade, um bom fechamento contábil deve considerar:
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- Os ativos: englobando todos os bens da empresa, inclusive ações, mercadorias, patentes, títulos financeiros, entre outros;
- Os passivos: não deixando de listar nenhuma obrigação, tais como pagamento de salários, de tributos, financiamentos, empréstimos, fornecedores etc;
- Os patrimônios: incluindo todos os bens, direitos e obrigações do negócio;
as receitas: tudo o que foi fonte de capital para a empresa decorrente da atividade comercial realizada; - As despesas: não deixando de lado qualquer gasto necessário para o funcionamento da empresa, a exemplo das contas fixas como água, luz, telefone, internet, aluguel, entre outros.
E para obter todas essas informações, é preciso juntar uma série de documentos, incluindo:
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- Trabalhistas: salários, férias, afastamentos médicos, pró-labore, vale-transporte, vale-alimentação, etc;
- Fiscais: notas fiscais, comprovantes de pagamento de tributos e impostos, arquivos eletrônicos fiscais e outros;
- Contábeis: comprovantes de receitas e despesas, extratos bancários, faturas de cartões de crédito corporativo, demonstrativos de financiamentos e empréstimos, e outros relacionados.
Erros comuns no fechamento contábil
O fechamento contábil, como podemos perceber até agora, não é uma tarefa tão simples, é composto por diversas informações e etapas, o que pode gerar complicações pelo caminho.
Os principais erros nesta tarefa são:
Negligenciar pagamentos atrasados
Pagamentos atrasados devem ser vistos como valores previstos para entrar na conta da empresa, mas que, por algum motivo, isso não aconteceu, e não como uma certeza de fonte de receita.
Na hora de fazer o fechamento contábil, não é indicado lançar esses pagamentos como faturamento na expectativa que eles realmente ocorram. A principal razão é que é impossível prever casos de inadimplência.
Fazer lançamentos de forma desorganizada
Anteriormente citamos alguns documentos necessários para o fechamento contábil. Para um processo eficiente, não basta juntar toda essa documentação, é preciso também que elas estejam em ordem para evitar que alguma deixe de ser lançada.
Sendo assim, procure organizá-los de forma estratégica, como por categoria ou período.
Não utilizar as informações obtidas com o fechamento contábil
Como já foi destacado, ele ajuda a identificar com mais precisão como está a saúde financeira de uma empresa e a criar boas estratégias baseadas nessas informações.
Por esse motivo, você não deve apenas gerá-lo, a ideia é extrair do fechamento contábil o máximo possível de insights e soluções que ajudem a empresa a crescer!
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