A escrituração contábil fiscal é uma obrigação fundamental para todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Essa prática não apenas assegura que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais, mas também proporciona uma visão clara da sua saúde financeira, o que é essencial para uma gestão eficaz. Declarar a escrituração fiscal de forma correta pode parecer um desafio, mas com um entendimento claro dos processos envolvidos, é possível cumprir essa obrigação de maneira eficiente e sem complicações. Neste artigo, vamos explorar como realizar a escrituração contábil fiscal em cinco passos simples, garantindo que você esteja sempre em dia com as suas obrigações fiscais.
O que é a escrituração contábil fiscal?
A escrituração contábil fiscal é o registro detalhado de todas as operações financeiras e econômicas de uma empresa ao longo de um período. Este registro é feito com base em normas contábeis e fiscais específicas, com o objetivo de fornecer informações precisas para a apuração de tributos e cumprimento das obrigações acessórias exigidas pelo governo. A escrituração fiscal abrange vários aspectos da contabilidade de uma empresa, incluindo receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido.
Por que a escrituração fiscal é importante?
A escrituração fiscal é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as legislações tributárias vigentes. Além de evitar multas e penalidades, uma escrituração correta e atualizada proporciona uma visão transparente da situação financeira da empresa, facilitando a tomada de decisões estratégicas. Uma boa escrituração também é importante para a obtenção de créditos tributários e para o planejamento fiscal, permitindo que a empresa pague apenas o imposto devido, evitando tanto a evasão quanto o pagamento excessivo de tributos.
1. Organize todos os documentos necessários
O primeiro passo para uma escrituração contábil fiscal eficaz é organizar todos os documentos necessários. Esses documentos incluem notas fiscais, recibos, extratos bancários, comprovantes de despesas e outros registros financeiros que são relevantes para a apuração dos tributos.
Como fazer isso?
- Crie um sistema de arquivamento: Estabeleça um sistema de arquivamento organizado para guardar todos os documentos financeiros. Esse sistema pode ser físico, digital ou uma combinação de ambos, desde que permita fácil acesso e consulta dos documentos.
- Classifique os documentos: Classifique os documentos por tipo e data para facilitar a localização e a consulta quando necessário. Isso ajuda a evitar a perda de documentos importantes e a garantir que todos os registros estejam completos.
- Digitalize documentos: Sempre que possível, digitalize documentos físicos para evitar danos e facilitar o armazenamento e a organização. Arquivos digitais são mais fáceis de buscar e acessar, além de ocuparem menos espaço.
2. Utilize um sistema de contabilidade eficaz
Um sistema de contabilidade eficaz é crucial para a escrituração contábil fiscal. Esse sistema deve ser capaz de registrar todas as transações financeiras da empresa com precisão e fornecer relatórios detalhados que facilitem a apuração dos tributos.
Como fazer isso?
- Escolha um software de contabilidade: Utilize um software de contabilidade confiável que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Procure por sistemas que sejam fáceis de usar, ofereçam suporte a atualizações fiscais e sejam compatíveis com as normas contábeis e fiscais vigentes.
- Automatize processos: Automatize o máximo possível dos processos contábeis para reduzir erros humanos e economizar tempo. Isso inclui a importação automática de transações bancárias, geração de relatórios financeiros e cálculos automáticos de impostos.
- Mantenha o sistema atualizado: Certifique-se de que o software de contabilidade esteja sempre atualizado para garantir que ele esteja em conformidade com as mudanças na legislação tributária.
3. Realize a apuração correta dos tributos
A apuração correta dos tributos é essencial para a escrituração contábil fiscal. Isso envolve o cálculo dos impostos devidos com base nas receitas, despesas e outras informações financeiras da empresa.
Como fazer isso?
- Conheça as obrigações tributárias: Familiarize-se com as obrigações tributárias específicas da sua empresa, incluindo os tipos de impostos que você deve pagar e as alíquotas aplicáveis. Isso pode variar dependendo do porte da empresa, do setor de atuação e da localização geográfica.
- Calcule os tributos corretamente: Utilize as informações financeiras da sua empresa para calcular os tributos devidos de forma precisa. Isso inclui a apuração do Imposto de Renda, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS, COFINS e outros impostos aplicáveis.
- Revise os cálculos: Revise todos os cálculos de tributos para garantir que não haja erros ou omissões. Um erro na apuração dos tributos pode resultar em penalidades e problemas fiscais.
4. Elabore e envie a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que deve ser enviada anualmente à Receita Federal. Este documento inclui todas as informações contábeis e fiscais necessárias para a apuração do Imposto de Renda e da CSLL.
Como fazer isso?
- Preencha a ECF corretamente: Utilize as informações contábeis e fiscais da sua empresa para preencher a ECF de forma precisa. Certifique-se de que todos os dados estejam corretos e completos.
- Utilize o software apropriado: Utilize o software oficial disponibilizado pela Receita Federal para preencher e enviar a ECF. Esse software é atualizado regularmente para garantir a conformidade com as normas fiscais.
- Envie a ECF no prazo: Certifique-se de enviar a ECF dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal para evitar multas e penalidades. O prazo para o envio da ECF geralmente é o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração.
5. Revise e corrija erros antes de enviar
Antes de enviar a ECF e outros documentos fiscais, é crucial revisar todas as informações e corrigir quaisquer erros que possam ter ocorrido. Uma revisão minuciosa ajuda a evitar problemas com a Receita Federal e garante que a empresa esteja em conformidade com as suas obrigações fiscais.
Como fazer isso?
- Revise todas as informações: Revise todos os dados financeiros e contábeis para garantir que estejam corretos e completos. Verifique se todas as transações foram registradas e se os cálculos dos tributos foram feitos corretamente.
- Corrija erros imediatamente: Caso encontre algum erro ou inconsistência, corrija-os imediatamente antes de enviar a ECF e outros documentos fiscais. Isso ajuda a evitar problemas com a Receita Federal e garante a conformidade fiscal.
- Solicite a revisão de um profissional: Sempre que possível, peça para um profissional contábil revisar a escrituração fiscal antes de enviar. Um contador experiente pode identificar erros que você possa ter perdido e garantir que todos os aspectos da escrituração estejam corretos.
Considerações finais
A escrituração contábil fiscal é uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa. Seguindo os cinco passos descritos neste artigo—organizar todos os documentos necessários, utilizar um sistema de contabilidade eficaz, realizar a apuração correta dos tributos, elaborar e enviar a ECF e revisar e corrigir erros antes de enviar—você pode garantir que a sua empresa esteja em conformidade com as suas obrigações fiscais e evite problemas com a Receita Federal. Com uma escrituração fiscal bem-feita, você não apenas cumpre com as exigências legais, mas também obtém uma visão clara da saúde financeira da sua empresa, permitindo uma gestão mais eficaz e informada.
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